Bir kuruluş kısa süreli veya uzun süreli depolama gerektiren belgeler biriktirdiğinde, bunları düzenlemek ve klasörleri yumuşak veya sert kapaklı zımbalamak gerekir. Bu alanda katı yasal standartlar olmadığından, her özel vakanın arşiv tasarımı ve çalışma sırası için kendi gereksinimleri olabilir. Ancak, deneyimli katiplerin genellikle bağlı olduğu temel ilkeleri tanımlar.
Gerekli
- - siyah kurşun kalem;
- - büro bız (veya UPD cihazı);
- - kelepçe;
- - dikiş iğnesi;
- - kordon veya naylon iplik;
- - makas;
- - bir sayfa beyaz kağıt;
- - kırtasiye tutkalı;
- - örtmek.
Talimatlar
Aşama 1
Belgenin değerini inceledikten sonra, siyah kurşun kalemle her yaprağın sağ üst köşesine bir seri numarası (kronolojik sıraya göre) koyarak numaralandırın. İlk geri dönüşle başlayın; yer alan belgelerin başlık listesi ve son sayfanın numaralandırılmasına gerek yoktur. Rakamların metne girmediğinden emin olun.
Adım 2
Her belgenin sol kenar boşluğunun ortasında özel bir büro bızıyla iki çift delik açın. Kağıt yığınının dağılmasını önlemek için bir kelepçeyle sabitleyin. Kural olarak, katipler dikey bir çizgide delikler yerleştirir ve her bir delik arasında en az 3 cm boşluk bırakırlar. Yaprakın dar bir marjı varsa, kenara beyaz bir şerit yapıştırabilirsiniz.
Aşama 3
Belgelerin yanıp sönmesi (UPD) için özel bir makine kullanın. Bu, işinizi önemli ölçüde azaltacaktır, çünkü bu cihazla bir seferde 10 cm kalınlığında bir belge yığınını delebilirsiniz. Talimatları dikkatlice okuyun ve dikkatli çalışın - matkap çok ısınır.
4. Adım
Klasörü özel bir sıra sicim veya güçlü naylon iplik ve bir dikiş iğnesi kullanarak dikmeye başlayın. Güvenli bir taahhüt için arşivi iki kez flaşlayın. İpin gevşek "kuyruklarını" (yaklaşık 5-6 cm) "kitabın" dikişli tarafındaki orta delikten çekin ve güçlü bir düğüm yapın.
Adım 5
Kalın beyaz kağıttan bir daire (yaklaşık 4 cm çapında) kesin ve düğümü yapıştırın. Normal kırtasiye yapıştırıcısı kullanın. Etiketi bir mühürle alın, altına sertifika imzasını ve tarihi yapıştırın. Klasör, bir onay sayfası olmadan zaten bağlanmışsa, kapağın iç kısmına yapıştırmaya izin verilir.
6. Adım
Bağcıklı klasörü özel bir kapağa kaydırın veya bir makine ile belgeleri ciltleyin. Uzun süreli bir arşiv için sert bir kapak seçmeniz önerilir, diğer durumlarda karton "kıyafetler" veya kalın kaplamalı kağıttan da uygundur. Her durumda, kurumsal stile uygun olarak tasarlanmış bir iş baskı ürünü olmalıdır.
