Herhangi bir kuruluşun faaliyeti, belgelerle çalışmayı içerir. Bazıları zamanla alaka düzeyini kaybeder ve işte kullanılmaz. Gereksiz kağıtlardan kurtulmak için genellikle imha edilirler. Belgelerin imhası, ofis işlerinde belirlenen kurallara sıkı sıkıya bağlı olarak yapılmalıdır.
Gerekli
- - yıkım eylemi;
- - belgelerin imhası için teknik araçlar.
Talimatlar
Aşama 1
Belgeleri yok etme prosedürüne bakın. Hem kağıt belgeler hem de elektronik biçimde yapılanlar için geçerlidir. Genellikle pratik değerini kaybetmiş ve saklama süresi dolmuş belgeler imha edilir. Bu öncelikle personel ve muhasebe belgeleri için geçerlidir.
Adım 2
Belgelerin değerine ilişkin bir inceleme yapın. Bunun sonucu, artık depolamaya tabi olmayan kağıtların tahsisi ve imhası için bir eylem olmalıdır. Belgelerin saklama süresi, kuruluşunuzun dosyalarının mevcut terminolojisine göre belirlenir. Bazı durumlarda, şartlar federal yasalara, hükümet kararnamelerine, departmana veya standart belge listelerine göre belirlenir.
Aşama 3
Yapısal birimin adını her başlık grubunun önüne koyarak, belgelerin imhası için bir eylem hazırlayın. Benzer davaları, toplam dava sayısını gösteren bir genel başlık altında kanuna girin. Kanun, belgelerin değerinin incelenmesine katılan kuruluşun bir çalışanı tarafından imzalanmalıdır. Bundan sonra, hareket baş tarafından onaylanır.
4. Adım
Bir sayfa görünümü kullanarak imha edilecek vakaları seçin. Bu, yanlışlıkla dosyaya giren gerekli belgeyi kaçırmamanızı sağlar. Herhangi bir materyal uzun süredir depoda kalmışsa, belgelerin uygunluğunu belirlemek için seçici olarak kaydırılabilir.
Adım 5
Kanunda yer alan belgelerin imha yöntemini seçin. Yakılabilir veya bu amaçla bir kağıt parçalayıcı kullanılabilir. Bazen imha edilecek malzemeler, bir kabul sertifikası ve ilgili bir fatura ile prosedürü hazırlayan uzman bir kuruluşa bertaraf edilmek üzere aktarılır. İkinci yöntem, çoğunlukla belge hacmi önemli olduğunda kullanılır. Gizliliği sağlamak için, davaların devri ve imhası genellikle kuruluşun bir çalışanının gözetiminde gerçekleştirilir.
