İş toplantıları iş ortakları tarafından her zaman zorunlu görülmez çünkü yapılacak çok şey vardır. Tüm doğru kişilerin hazır bulunmasını sağlamak için toplantı mektubu ikna edici bir şekilde yazılmalıdır. Bu şekilde diğer insanların davranışlarını ve planlarını etkileyebilirsiniz.
Talimatlar
Aşama 1
İsteğini okuduğunuz mektubu alıcıya bildirin. Bu teknik, muhatap bir tür tepki bekliyorsa kullanmak için uygundur ve sorusunu kişisel bir toplantıda çözmek daha uygundur. Bu fırsatı değerlendirin, kişiyi arayın ve açıklamalı bir mektup gönderdiğini bildirin. Bu durumda mesajın dikkatlice okunacağından emin olabilirsiniz.
Adım 2
Çözülmesi gereken problemler hakkında bir anlayış ifade edin. Sorulan soruların alaka düzeyi ve güncelliği hakkındaki görüşlerinizi paylaştığınızı birkaç cümleyle açıklayın.
Aşama 3
Yaklaşan bir toplantıda hazır bulunmanın yararlarını listeleyin. Kişinin etkinliğe zaman ayırmak istemesinin en az beş nedeni bulun. Bu nedenler karşı tarafın bakış açısından formüle edilmelidir. Örneğin, tüm konularda özel olarak tavsiyede bulunacak bir uzman gelecek, ancak yakın gelecekte onunla görüşmek için başka bir fırsat olmayacak. Nedenleri azalan önem sırasına göre düzenleyin.
4. Adım
Teklifin lehine ek argümanlar hakkında bize bilgi verin. Artık muhatap için çok önemli olmayan, ancak davranışını etkileyecek nedenleri belirtebilirsiniz. Örneğin, bir toplantıya bir departman müdürü davet edilir, eğer birisi yoksa kesinlikle dikkat edecektir. İtibarınızı bozmamak için etkinliği kaçırmamak daha iyidir.
Adım 5
Basit ve kolay erişilebilir bir geri bildirim yöntemi belirtin. Muhatabın soruları, önerileri veya açıklamaları olabilir. Ona, sorumlu kişiyle anında bağlantı kurma ve iletişim bilgilerini arama fırsatı verin.
