Muhasebe kayıtlarını tutmak oldukça zahmetli bir iştir. Bazı sözleşme türleri için faturaların bulunduğu klasörler, kuruluşta on yıla kadar saklanmalıdır, bu nedenle herhangi bir zamanda gerekli belgenin bulunabilmesi için dosyalanmaları gerekir.
Talimatlar
Aşama 1
Bir fatura günlüğü tutun. Dosyalamak istediğiniz belgelerin tüm numaralarını oraya girin. Bunu elektronik olarak, özel bir programda veya normal bir Excel elektronik tablosunda yapmak en iyisidir. Belge numarasını (genellikle karışık - sayısal ve sayısal) ve tarihini girin. Zaman zaman verileri disklere aktarın, böylece bir bilgisayar arızası durumunda arşiv bozulmadan ve güvende kalır.
Adım 2
Şirkette birden fazla tüzel kişilik varsa, birden fazla fatura defteri oluşturun. Bir belge hazırlarken, hemen ona uygun numarayı verin. Sözleşmeleri uygulayın. Örneğin, JSC "Zolotaya Antelope" için düzenlenen faturaları 123-ZA olarak ve JSC "Padishah" için 123-P olarak işaretleyin. Bu faturanın düzenlendiği sözleşmenin veya sözleşmenin numarasını belirttiğinizden emin olun.
Aşama 3
Dosyalanacak faturayı alın. Bir delgeç ile iki delik açın. Belgeyi bir klasöre yapıştırın. Menkul kıymetlerinizin buruşmasını önlemek için ağır hizmet tipi bağlayıcılar kullanın. Onları çok sıkı doldurmayın.
4. Adım
İkinci depolama yöntemi dosya klasörlerindedir. Şeffaf kapağı alın ve faturayı içine yerleştirin. Dosyayı bir klasöre yerleştirin ve özel tutucularla sabitleyin.
Adım 5
Her klasörü etiketleyin. Hangi tüzel kişilik faturalarının orada saklandığını not edin. Belgelerin toplandığı dönemi yazın.
6. Adım
Lütfen üç yıldan eski faturaları depoya gönderin. Klasörleri kolayca nefes alabilen karton kutularda katlayın. İçerisindeki bağlayıcıların sayısını ve hangi tüzel kişiye ait olduklarını duvarlarda belirtiniz. Belgeleri kaydettiğiniz programda hangilerinin depoya gönderildiğini işaretleyin. Gerekirse, arşivi almak ve gerekli kağıtları bulmak her zaman mümkün olacaktır.
