Mülkiyet biçiminden bağımsız olarak herhangi bir işletmenin veya kuruluşun faaliyeti, aslında bu faaliyetin bir teyidi olan belge yönetimi olmadan imkansızdır. Belge dolaşımının birleştirilmesi geçen yüzyılın 79'lu yıllarında yapıldı, ancak o zaman oluşturulan standartlar, küçük değişiklik ve eklemelerle bugün hala geçerlidir.
Talimatlar
Aşama 1
Kuruluşun faaliyetlerini desteklemek için gereken birleşik belge yönetim sistemi, üç tür belge içerir:
- örgütsel;
- Yönetim;
- bilgi ve referans.
İkinci tür belgeler, ilk ikisine göre yardımcıdır ve onlardan farklı olarak yürütme için zorunlu değildir. Hem yönetimsel kararların alınması hem de bunların doğru anlaşılması ve uygulanması için gerekli olan her türlü özel hizmet bilgisini içerirler.
Adım 2
Referans belgeleri şunları içerir: iş haber bültenleri; telgraflar ve telefon mesajları; hizmet, rapor ve açıklayıcı notlar; özetler, incelemeler ve bilgi raporları, eylemler. Bu belgelerin içeriği yalnızca dikkate alınabilir veya bu bilgilere dayalı olarak harekete geçirilebilir. Bu, iş akışının önemli bir parçasıdır ve onsuz herhangi bir üretim sürecini organize etmek imkansızdır.
Aşama 3
Belirli bilgi türleri ve referans belgeleri hakkında konuşursak, bunların çoğu, kural olarak, yazarların bazı gerçekleri, mallar, yaklaşan etkinlikler veya faaliyetler hakkında bazı bilgileri yanıtlayanın dikkatine sunduğu bilgi mektuplarıdır. Hem proaktif olabilirler hem de en yüksek yönetim seviyesine sahip ana kuruluşlardan atanan görevlerin uygulanması hakkında bir rapor şeklinde yazılmış olabilirler. Kendi kendini motive eden satış mektupları ayrıca bilgi ve referans belgelerine de atıfta bulunur.
4. Adım
Özet, genel bakış veya bilgi notu - kısa bir özetin bulunabileceği aynı türden bazı gerçeklerin, şeylerin veya olayların bir tanımını içeren belgeler, ancak bu gereklilik zorunlu değildir. Olağan sertifikalar, ilgili tarafların veya kişilerin talebi üzerine hazırlanabilir ve herhangi bir gerçeği doğrulayan bir belge işlevi görebilir. Bunlar örneğin maaş sertifikaları, aile yapısı, çalışma veya çalışma yeri vb.
Adım 5
Servis notları genellikle doğrudan üretime bağlı olmayan departmanlar arasında bilgi alışverişi olarak kullanılır. Görev başında bilmesi gereken hususlar hakkında bilgi vermek üzere amirine raporlar yazılır. İş disiplini ihlali durumlarında açıklayıcı ifadeler kullanılır, ihlal edenlerin eylemlerini açıklamak için kendileri tarafından yazılır. Belirli bir gerçeği doğrulayan eylemler toplu olarak düzenlenir ve çek veya eylemde en az 3 katılımcı tarafından imzalanır.
