Acil olarak işaretlenmiş bir faks - patrona daha hızlı verin, kutuyu dolduran e-postalar demonte edilecek, postacı tarafından getirilen bir yığın mektup ve birkaç paket acilen departmanlara "dağıtılmalı" ve çalışan bir tatil uygulaması yazdı. Burada hem reklamlarınız hem de önemli muhasebe belgeleriniz var. Sekreterin işi zor! Organizasyonun kaderinin ve kariyerinizin buna bağlı olduğu ortaya çıktığı için bir "kağıt parçasını" kaybetmeye değer. Bunu veya o belgeyi her zaman bulabilmek için yazışmaları doğru bir şekilde kaydedebilmeniz gerekir.
Gerekli
- Gelen yazışma kaydı,
- giden posta günlüğü,
- 96 sayfalık defterler,
- organizasyon formları,
- klasörler.
Talimatlar
Aşama 1
Ayrıca, gelen ve giden tüm yazışmaları, alındığı veya gönderildiği gün kaydetmeniz gerekir. Her türlü yazışma kayda tabidir: posta öğeleri, e-postalar, fakslar, mesajın ellerine şahsen teslim edilir. Önemli e-postalar (gelen ve giden) diğer yazışma türleriyle aynı şekilde yazdırılmalı ve kaydedilmelidir. Ayrıca, iç yazışmaların kaydedilmesi gerekir: notlar, hizmet notları, açıklayıcı notlar, açıklamalar, şikayetler.
Adım 2
Yazışmaları kaydetmek için özel kayıt günlükleri tutun. Belirli bir türün yazışma hacmine bağlı olarak, gelen ve giden yazışmaların genel günlüklerini oluşturabilir veya ek olarak bunları türe göre ayırabilirsiniz. Örneğin, gelen ve giden e-postaları kaydetmek için bir günlük oluşturun. Yazışma hacminden bağımsız olarak, gelen ve giden faksları kaydetmek için ayrı bir günlük oluşturmak uygundur.
Aşama 3
Matbaada basılan özel bir yazışma kaydı günlüğünüz yoksa, sıradan bir defter alın ve yayın. Gelen mektupların günlüğünde, elektronikten faksa kadar her tür mesaj için ortak bir günlüğünüz varsa, mesajın numarasını, alındığı tarihi ve yazışma türünü belirtin. Ayrı bir sütunda, mektubun içeriğini kısaca açıklayın. Bir sonraki sütuna, başın kararını ve mektubun infaz için teslim edildiği kişinin adını yazın. Uygulamada, konu belirli bir kişi tarafından kontrol ediliyorsa, birçok mektup yöneticiye ulaşmaz, ancak hemen icracıya iletilir, bu yüzden bu sütunu büyütmemelisiniz. Belgeyi aldığını belirten sanatçının soyadı altında veya yanında imza için bir yer bırakılması tavsiye edilir. Başkan, sekretere belgenin "yürütülmesini" kontrol etmesi talimatını verdiyse, ayrı bir sütunda kırmızı mürekkeple kontrol hakkında bir not ("K" harfi veya "kontrol" kelimesi) yazılır. Bu belgeyle ilgili emrin yerine getirilmesini tamamladıktan sonra, "davaya" mektubunun transferinin yanı sıra yürütmeye bir işaret koyun (dava numarasını ve oluşum tarihini belirtin).
4. Adım
Yazışma kaydı, tüm giden mesajlar için de gereklidir. Giden mektupların günlüğünde, gelen yazışmaların günlüğünden daha az sütun vardır. Gelen mektupların sicilinde olduğu gibi, giden mektupların sicilinde, mektubun seri numarasını içeren bir sütun, tarihi içeren bir sütun, sadece gönderi, gönderilen yazışma türü (gerekirse), mesajın bir özeti, belgeyi oluşturanın soyadı (mektup) ve ayrıca mesajın bir kopyasının dosyalandığı dava numarasını içeren sütun.
Adım 5
Posta ile gönderdiğiniz yazışmaları özel bir şekilde kayıt altına almalısınız. Posta ile gönderilen mektupların kaydı kuruluşun antetli kağıdına yapılır. Bir seferde en fazla 7-10 mektup göndermek daha iyidir. Elle veya bir bilgisayarda, forma, postayla gönderilen her mektup için gönderme tarihini aşağıya yazın, kaydın seri numarasını, kuruluşun adını, yerini belirtin (yalnızca şehir veya bölge). Sağda biraz boşluk bırakın. Burada, postada bir çek aldıktan sonra, posta numaralarını (genellikle 6-8 basamaklı) girmeniz gerekir. Her gönderi için kuruluşun adının altına, gönderilecek belgelerin numaralarını ve tarihlerini veya bunların tanımlanmasına izin veren diğer ayrıntıları yazın. Postanede bu liste posta pulu ile onaylanır. Bunu ayrı bir klasörde veya giden mesajların saklandığı klasörde dosyalayabilirsiniz.
6. Adım
Her tür iç yazışmayı kaydetmek için ayrı bir günlük gerekir. Her dergide, belgenin numarasını, tarihini, gönderenin soyadını, özeti, başkanının kararını, uygulayıcının soyadını, kontrol işaretini ve dava numarasını belirtin.
