Muhataba resmi belgelerin gönderilmesi gerektiğinde: bir beyan, bir iddia, bir iddia beyanının bir kopyası ve diğerleri - yazışma sadece önemli değil, aynı zamanda yasal olarak da önemlidir. Teslimatın hukuk açısından gerçekleşebilmesi için belirli bir prosedürün takip edilmesi gerekmektedir.
Talimatlar
Aşama 1
Alıcıya gönderilecek belgeyi iki nüsha olarak hazırlayın. Onlardan biri seninle kalmalı.
Adım 2
Mümkünse, belgeyi şahsen teslim edin. Doğrudan alıcıya veya yetkili temsilcisine teslim edin. Bir temsilcinin yetkileri bir vekaletname ile onaylanabilir veya yasadan takip edilebilir. Özel bir kişiye gönderilen yazışmaları makbuz karşılığında teslim etmek daha güvenlidir. Belgeleri bir tüzel kişiye aktarırsanız, bunu sekreterlik veya ofis aracılığıyla yapın. Alıcı resmi ise, bu seçeneklerden herhangi birini kullanabilirsiniz.
Aşama 3
Kişisel teslimat durumunda, kopyanızın yazışmayı alan kişiden bir makbuz içerdiğinden emin olun. Belgeyi verdiğiniz kişi, "alındı" kelimesini, soyadını ve adının baş harflerini ve ayrıca geçerli tarihi yazmalı ve elbette bir imza bırakmalıdır. Kuruluşun bir çalışanı ise, pozisyonunun bir göstergesi de yapılmalıdır.
4. Adım
Gerektiğinde alıcıya, kime ve nasıl teslim edileceğini bildirmeyi unutmadan, bir kurye veya aracı aracılığıyla yazışmaları iletin.
Adım 5
Yazışmayı şahsen teslim edemiyorsanız veya alıcı kabul etmeyi reddediyorsa, posta hizmetlerini kullanın. Taahhütlü posta ile bir bildirim ve bir ek listesi ile gönderilmelidir. Bazı durumlarda, mahkemenin veya diğer yetkili organın hizmeti geçerli olarak tanıdığı tek seçenek budur. Muhatabın mektubu aldığını teyit etmek için size bir belge - bir posta bildirimi - iade edilecektir. Posta ile gönderildiğine dair kanıtın boş bir mektup veya yabancı bir belge, yani ibraz edilmesi gereken belge olmaması için ekin envanterine ihtiyaç vardır.
6. Adım
Bildirim size geri gönderildikten sonra, onu ve eklerin listesini belgenin kalan kopyasına ekleyin. Artık gerekli olmayana kadar saklayın.
