Bazı faaliyet alanları, malların, ürünlerin ve belgelerin sistemleştirilmesini gerektirir. Kart dosyası sadece üretimde kullanılamaz. Örneğin, pul veya madeni para toplayan bir kişi veya bir çiçekçi için faydalı olacaktır. Genel olarak, geniş bir dizi nesne arasından doğru olanı hızlı bir şekilde bulmanız gereken her yerde.
Talimatlar
Aşama 1
Veri deposunun boyutu ne olursa olsun, dosyada yer alan bilgilere kolayca erişilebilir olmalıdır. Bu nedenle, tüm birimi, örneğin alfabetik olarak veya tarihe göre bloklara ayırın. Bu, ihtiyacınız olan bilgiyi (kart) kısa sürede bulmanıza yardımcı olacaktır.
Adım 2
Dosyadaki tüm girişler düzgün olmalıdır. Örneğin, isimler elle yazılmışsa, lekesiz, anlaşılabilir olmalıdır, çünkü bu, ihtiyacınız olan bilgiyi bulmanızı zorlaştıracaktır.
Aşama 3
Dosya belirli bir yerde, örneğin bir rafta saklanmalıdır. Kutular kartların boyutuna uygun olmalıdır. İçeriğin bir envanterini çıkardığınızdan emin olun, böylece sürekli olarak gereksiz veriler arasında geçiş yapmak zorunda kalmazsınız. Veriler yenilenirken bilgileri envantere girin.
4. Adım
Kart endeksinin öğelerinde (kartlar, dosyalar vb.) bulunan arama işaretleri kesinlikle sistematik hale getirilmelidir. Örneğin, bu çiçekler için bir kart dizini ise, tüm öğelerdeki arama işaretleri ("anahtarlar") aynı şekilde görüntülenmelidir. Bunu yapmak için, arama öğesinin bir "iskeletini" oluşturun.
Adım 5
Diyelim ki çiçeklerinizin bir kart dizini oluşturmak istiyorsunuz. Hepsinin farklı özellikleri vardır, ancak bir dizi özdeş unsurdan oluşurlar: çiçeklenme, gövde, yaprak, kök vb. Buna göre, tüm bu unsurlar "iskelet" içinde yer almalıdır. Örneğin, adı "Ayçiçeği", çiçeklenme şekli "Yuvarlak", renk "Sarı", vb.
6. Adım
Herhangi bir veri koleksiyonuna bir "Arama Kriterleri Listesi" eşlik etmelidir. Sıradan kartlardan oluşan bir arşivde bir metin belgesi olabilir; sanal bir arşiv formu için - kullanıcının ihtiyaç duyduğu işareti seçeceği bir açılır liste. Bir elektronik dosya dolabı bulundurursanız, sabit disk her an yanabileceğinden, çıkarılabilir bir disk üzerinde bir çekim oluşturduğunuzdan emin olun.
