Red mektubu, iş yazışmalarının çok özel bir parçasıdır. Müşterinin talebine veya ortağın teklifine olumsuz bir yanıt içermelidir. Aynı zamanda, mektubun alıcısıyla iyi ilişkiler sürdürmek önemlidir. Konumunuzu net bir şekilde ifade etmek, ancak muhatabı rahatsız etmemek ve kendiniz hakkında olumlu bir izlenim bırakmamak için, reddetme yazmanın temel kurallarını izleyin.
Gerekli
- - kuruluşun resmi antetli kağıdı;
- - bilgisayar;
- - Yazıcı.
Talimatlar
Aşama 1
Mektubunuzun taslağını hazırlayın. Belge hazırlamanın bu aşamasını ihmal etmeyin. Düşüncelerinizi sıraya koymanıza ve en doğru ifadeleri seçmenize izin verecektir.
Adım 2
Metne alıcının geleneksel adresiyle başlayın: "Sevgili İvan İvanoviç!" veya "Sevgili Bay İvanov!" Yazılı ret resmi olduğu için başka bir ifade kullanmayın.
Aşama 3
Sol üst köşede mektubun muhatabını belirtin: şirketin adı, pozisyonu, soyadı, bir çalışanın adının baş harfleri veya özel bir kişinin soyadı ve adının baş harfleri. Firmanız ile ilgili bilgiler sağ üst köşedeki resmi antetli kağıtta yer alacaktır.
4. Adım
Belgenin ana gövdesini yazın. İlk olarak, alınan talebi veya teklifi tekrarlayın. Elbette, gelen belgenin metnini tamamen yeniden yazmanıza gerek yok. Özünü birkaç kelimeyle, geleneksel iş konuşması dönüşlerini kullanarak özetlemek yeterlidir: "Siparişin bir kopyası için talebiniz doğrultusunda …" veya "İmtiyazlı kredi süresini uzatma talebinize cevaben, Biz bilgilendiririz …".
Adım 5
Ardından, reddetme nedenlerini listeleyin. Olumsuz bir cevabın açıklaması kısa, mantıklı, özünde sağlam olmalı, ancak biçim olarak sert olmamalıdır. Durumu çarpıtmayın, var olmayan gerçekleri ve mantıksız argümanları sunmayın. Mümkün olduğunda, yasa ve yönetmeliklere atıfta bulunarak sözlerinizi destekleyin. Ama aşırı uçlara gitmeyin. Mektubu uzun açıklamalarla ve uzun özürlerle aşırı yüklemek, muhatabı daha da kızdırma riskini taşır.
6. Adım
Mektubun son kısmına kibar kalmanıza izin veren ancak kararınızda kararlı olmanızı sağlayan standart ifadelerle başlayın: "Yukarıdaki gerçekler göz önüne alındığında, ne yazık ki şirketinizle işbirliği yapmayı reddetmek zorundayız" veya "Sizi bilgilendirdiğimiz için üzgünüz. kredi limitini daha fazla uzatmanın imkansız olduğunu." …
7. Adım
Reddetmeyi azaltmaya çalışın. Bu amaçla, muhatabı diğer işbirliği seçenekleri, şirketinizin tercihli koşullarda kullanabileceği yeni hizmetleri, belirli bir süre sonra talebini yeniden değerlendirme olasılığı vb. hakkında bilgilendirin. Tüm bilgiler kesinlikle doğru ve güncel olmalıdır.
8. Adım
Taslak mektubu tekrar okuyun. Hataları düzeltin, gerekli ekleme ve düzeltmeleri yapın. Reddetmeyi kuruluşun resmi antetli kağıdına yazdırın, yönetici ile imzalayın ve muhatabına gönderin.
