Belge envanteri, belgelerin bileşimini ve içeriğini ortaya çıkaran, sistematik hale getiren ve tüm belge kümesi içinde dikkate alan bir başvuru kitabıdır. Envanterlerin derlenmesi, amacı yalnızca belgelerin güvenliği değil, aynı zamanda açık bir şekilde yürütülmesi olan belgelerin işlenmesi ve sıralanmasında önemli bir aşamadır.
Talimatlar
Aşama 1
Belge listesinin kaydını kuruluşun antetli kağıdına (varsa) yapın. Bu gerekli değildir, ancak bu tür belgeler için istenen bir gerekliliktir. Her durumda, kuruluşun adı belirtilmelidir.
Adım 2
Envanterde yer alan belgelerin sahipliğini belirleyen bilgileri içermesi gereken başlığı yazın. Örneğin, "Ceza davasındaki belgelerin envanteri", "Onay dosyasında bulunan belgelerin envanteri", "Danimarka'ya vize için belgelerin envanteri" vb. Kuruluş, envanterleri düzenli olarak derliyorsa, envanterin seri numarasını not edin.
Aşama 3
Aşağıdaki bölümlerden oluşan bir tablo oluşturun: "S/p sayısı", "Belge adı", "Belgedeki sayfa sayısı". Lütfen listelenen tüm alanları doldurun. Gerektiğinde tabloya arama sütunları ekleyin. Örneğin, _ ile _ arasındaki Sayfalar, Sayfa Numaraları, Değer, Not vb.
4. Adım
Tablonun altına, envantere kaç sayfa, belge veya kopya eklediğinizi yazın. Sayı ve kelimelerle yazın: 3 (üç), 25 (yirmi beş).
Adım 5
Envanterin derlenmesini, bu envanterin yürütülmesinden sorumlu olan kuruluş başkanlarının imzalarıyla tamamlayın (personel departmanı müfettişi, üretim başkanı vb.). Yöneticinin pozisyonunun tam adını ve soyadının, adının ve soyadının bir dökümünü yazın. Gerekirse, belgeye tam adınızı ekleyin. ve belgeleri teslim eden ve kabul eden kişinin imzası.
6. Adım
Ayrıca belgenin tarihini de belirtin. Envanterin hem sonunda hem de başında, belgenin hem solunda hem de sağında bulunabilir. Kuruluşun mührü envantere konmaz.
7. Adım
Belge listesi iki nüsha halinde düzenlenir: biri kuruluşta kalır, diğeri talep yerinde sunulur.
