Deneyimli sekreterler, iş yazışmalarının, sorulan soruların ve bunlara verilen yanıtların üçte ikisinden oluştuğunu bilirler. Yazılı bir sorunun temel amacı, muhataptan herhangi bir bilgi elde etmektir. Mektubun yazarı, kendisine yasaların öngördüğü veya talepte belirtilen süre içinde verilecek mümkün olan en eksiksiz cevabı almayı beklemektedir. Yazılı soruları işlemek için katı kurallar yoktur. Ancak, iş yazışmaları hazırlanırken uyulması gereken birkaç genel gereksinim vardır.
Gerekli
- - şirketin Formu;
- - A4 kağıt;
- - kalem;
- - bilgisayar;
- - Yazıcı.
Talimatlar
Aşama 1
Bir ekip adına ve resmi bir nedenle başka bir kuruluşa veya bireye başvuruyorsanız, kuruluşun antetli kağıdına bir soru mektubu yazdırın. Herhangi bir kuruma talep gönderen vatandaş, bunu okunaklı bir şekilde yazmalı veya A4 kağıda yazdırmalıdır.
Adım 2
Mektubun sağ üst köşesinde muhatap hakkında bilgi belirtin: pozisyonunun tam adı, soyadı ve baş harfleri, kuruluşun posta adresi (gerekirse). Gönderen firma ile ilgili bilgiler formun sol tarafındadır. Özel bir satırda, katip giden belgenin numarasını ve tarihini yazmalıdır. Kendi adınıza başvuruyorsanız, aşağıda kendi verilerinizi listeleyin: soyadı, adı, soyadı (kısaltma olmadan), ev adresi, iletişim telefon numarası. Örneğin: "LLC Müdürüne" Sabahın erken saatlerinde "VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, şu adreste ikamet ediyor: Nsk, Pervaya caddesi, 15, daire. 15, telefon 00-00-00".
Aşama 3
E-postanız için bir başlık yazın. Yazılı itirazın özünü kısaca yansıtmalıdır, örneğin: "Papatya tohumlarının minimum parti büyüklüğü ve onlar için toptan satış fiyatı hakkında." Antetli kağıda, bu aksesuarları sola yerleştirin. Bir kişi adına konuşurken, satırın ortasına “soru mektubu”, “yazılı talep” veya “istek mektubu” ibaresini yazarak mektubun biçimini belirtmeniz yeterlidir.
4. Adım
İsteğin kendisinin ifadesine gidin. Bu, mektubunuzun ana gövdesi olacaktır. İlk 1-2 cümlede, şu veya bu bilgiyi almak istemenizin nedenini ve amacını açıklayın. Örneğin: “Mayıs ayında,“Sad”bahçe ortaklığının üyeleri, toplu papatya tohumları satın almayı planlıyor. Firmanızın reklam broşürünü inceledikten sonra sunulan hizmetlerden yararlanmaya karar verdik. Bu konuda aşağıdaki bilgileri aşağıdaki adrese göndermenizi rica ederiz."
Adım 5
Her soruyu formüle edin. Kesin ve özlü olmaya çalışın. Bir seferde 2-3 soru içeren çok uzun cümleler kurmayın. Sonuna bir soru işareti koyduğunuzdan emin olun - bu, ana konuyu görsel olarak vurgulayacaktır. Birkaç soru varsa, bunları numaralı bir listeyle doldurun. Örneğin: “1. Minimum tohum partisi büyüklüğü nedir? 1 torba tohum toptan ve perakende ne kadar? Satın alınan partinin teslim edilmesi ne kadar sürer? Şirketiniz ile bahçecilik ortaklığı arasında bir tedarik anlaşması yapmak için hangi belgeler sunulmalıdır?
6. Adım
Mektubu bir teşekkür notu ile bitirin. Ayrıca, yanıt almak için istediğiniz zaman çerçevesini nazikçe belirtebilirsiniz, örneğin: “Yanıtınız için şimdiden teşekkür ederiz. Fiyat listesini bir hafta içinde almayı umuyoruz. Son satırda imza (kuruluş adına baş imzalı) ve tarih.
