Etkinlik raporunun görevi, yalnızca etkinliği en uygun şekilde sunmak değil, aynı zamanda gelecekte benzer bir şey düzenleme fırsatı elde etmektir. Bu belgede etkinliğin kim için ve hangi amaçla yapıldığını, kaç kişinin katıldığını, hangi kaynaklara ihtiyaç duyulduğunu ve bunların yeterli olup olmadığını anlatmak gerekir. Etkinlikte fotoğraf veya video sağlayabilecek bir kişinin olduğundan emin olun.
Talimatlar
Aşama 1
Bir kapak sayfası tasarlayın. Rapor, aşağı yukarı özgür bir belgeleme biçimidir. Ancak bazı durumlarda bu belgeyi nereye göndereceğinizi belirtmeniz gerekir. Bunu A4 sayfasının sağ üst köşesine yazın. Başlık sayfasının ortasına "Rapor" başlığını yazın ve bir sonraki satıra - "Böyle bir konferans hakkında" (konser, sergi vb.). En altta etkinliğin yerini ve saatini yazın. Hepsini ortalayarak biçimlendirin.
Adım 2
Belgenin ilk sayfasında kaç kişinin bulunduğunu yazın. Bunları farklı şekillerde sayabilirsiniz. Bir konferansa veya toplantıya katılacak delege sayısıyla ilgili bilgiler tutanaklarda bulunur. Bir konser veya sergi söz konusu olduğunda, konuklara hediyelik eşyalar sunabilirsiniz. Etkinlikten sonra kalan logolu klasör veya kalem sayısına göre, kaç misafiriniz olduğunu doğru bir şekilde hesaplayabilirsiniz. Bir şenlik veya mitingdeki katılımcı sayısı ancak yaklaşık olarak belirlenebilir.
Aşama 3
Etkinliğin amacını belirtin. Eğitici, aydınlatıcı, eğlenceli vb. olabilir. Kimin, hangi sayılarla oynadığını, hangi soruların sorulduğunu, seyircilerin nasıl tepki verdiğini bize anlatın. Konferans raporu bir protokole benzer, ancak daha özgür bir sunum biçiminde farklılık gösterir. Açılış günü veya konser raporunda, etkinliğin neye adandığını, ana karakterinin kim olduğunu, ne ile performans gösterdiğini yazın. Etkinlik birkaç bölümden oluşuyorsa, her birinin bir özetini verin. Elbette her molanın nasıl geçtiğini ayrıntılı olarak anlatmaya gerek yok ama konferansın bir genel oturum, bölüm çalışmaları ve bir büfeden oluştuğunu söyleyebiliriz. Ayrıca serginin açılışında sanatçı dışında kimin konuştuğunu da söylemeyi unutmayın.
4. Adım
Hangi malzemeleri kullandığınızı yazın. Zamanında hazırlandı mı, ayrılan para sizin için yeterli miydi? Teknik araçları unutma. Bir alıntı ekleyin.
Adım 5
Olayın kısa bir analizini yapın. Planlanan her şeyi yapmayı başardınız mı? En iyi neyin işe yaradığını ve neyin üzerinde çalışılması gerektiğini belirleyin. Bu tür etkinliklerin gelecekte daha yüksek düzeyde düzenlenmesi için hangi koşulların gerekli olduğunu belirtin.
6. Adım
Lütfen etkinliğinize katılıp katılmadığınızı ve kimlerin katıldığını belirtin. Veriler, basınla çalışmaktan sorumlu organizasyon komitesi üyesinden elde edilebilir. Bir konferanstan, zirveden, bilimsel seminerden vb. bahsediyorsak, veriler kayıttan sorumlu kişilerle birlikte olmalıdır. Olayın sonuçlarının ardından şu veya bu mecralarda bu tür materyallerin yayınlandığı belirtilebilir.
